Verleihbedingungen

(Stand 01.06.2023)

Bestellungen erfolgen auf Grundlage der folgenden Verleihbedingungen. Mit einer Buchung erkennen Sie unsere Verleihbedingungen an. Hier können Sie unsere Verleihbedingungen, sowie unser Merkblatt Kopiennutzung als PDFs herunterladen.

Hinweis: Aufgrund der steigenden Zahl an Kopienschäden können Filmkopien nur noch an Kund*innen entliehen werden, die nachweisen, dass sie die notwendigen Voraussetzungen (Kopienversicherung, regelmäßig gewartete Projektoren, geschultes Personal, etc.) erfüllen. Hierzu bitten wir, das Merkblatt Kopiennutzung auszufüllen und unterschrieben an uns zurückzuschicken.

Entliehenen digitalen Medien sind unmittelbar nach dem letzten Tag der vereinbarten Nutzung von allen Rechnern, Speichermedien und Servern zu löschen. Die Weitergabe von Daten an Dritte ohne vorherige Zustimmung des Arsenal - Institut für Film und Videokunst e.V. ist untersagt.

1. Bestellung
a) Ein Filmmietvertrag kommt zustande durch die Filmbestellung per Email oder durch mündlicher Bestellung, wenn Arsenal – Institut für Film und Videokunst dies schriftlich mittels einer Terminbestätigung bestätigt hat.
Jede Bestellung muss folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Titel des Films / Videos / der Installation und Name des Filmemachers
/ der Filmemacherin, des Künstlers / der Künstlerin
- Spieltermin und Anzahl der Vorführungen
- Aufführungsort (Kino, Galerie, etc.)
- Versandanschrift und Ansprechpartner (Telefon und Email)
- Adresse des Rechnungsempfängers sowie Ansprechpartner (Telefon und Email)
- UID-Nummer für Spielstätten in EU-Ländern
b) Mit dem Abschluss eines Filmmietvertrages wird der/dem Besteller/in das nicht ausschließliche, zeitlich begrenzte und nicht übertragbare Recht eingeräumt, den Film zu den vereinbarten Bedingungen vorzuführen. Dies bezieht sich bei Archivkopien nicht auf die Lizenzrechte (siehe 1.c)!
c) Der Filmbestand des Arsenal – Institut für Film und Videokunst setzt sich zusammen aus Verleihkopien sowie Kopien mit Archivstatus. Ein Teil der Archivkopien kann ausgeliehen werden. Dies erfordert die vorherige Einholung der Aufführungsrechte durch den/die Besteller/in.

2. Filmmiete
a) Leihmieten - Festpreise sowie prozentuale Abrechnung - werden in Absprache mit Arsenal – Institut für Film und Videokunst vereinbart. Die Höhe der Leihmieten richtet sich im Allgemeinen nach der Länge der Arbeiten, der Häufigkeit der Vorführungen bzw. der Dauer der Ausstellung. Unabhängig von der Zahl der Ausleihen und der Rechnungssumme erheben wir pro Rechnung eine Bearbeitungsgebühr von 10 € zzgl. Umsatzsteuer.
b) Sofern kein Festpreis vereinbart wurde, besteht die Filmmiete in einer vereinbarten prozentualen Beteiligung des Arsenal – Institut für Film und Videokunst an den während der vertraglichen Laufzeit des Films erzielten Einnahmen aus dem Verkauf von Eintrittskarten, abzüglich Umsatzsteuer und Vergnügungssteuer in der von der/dem Besteller/in jeweils tatsächlich abzuführenden Höhe und der auf den Nettoumsatz des betreffenden Films entfallenden Filmförderungsabgabe. Zu den Bruttoeinnahmen gehören neben dem Eintrittspreis auch alle sonstigen Entgelte und Zuschläge (z.B. wegen Überlänge), die der Besucher leisten muss, um Zutritt zu der Vorführung des betreffenden Films zu erhalten.
c) Soweit im Filmmietvertrag eine Mindestgarantie vereinbart ist, so bestimmt diese den Mindestbetrag, den die/der Besteller/in an Arsenal – Institut für Film und Videokunst zu zahlen hat, wenn der nach 4.2. berechnete Verleihanteil die Höhe der Mindestfilmmiete nicht erreicht.

3. Spielzeit
a) Die Spielzeit des Films richtet sich nach den im Filmmietvertrag getroffenen Vereinbarungen.
b) Vor Beendigung der vereinbarten Spielzeit kann ein Film nur im gegenseitigen Einvernehmen abgesetzt werden.
c) Weicht der/die Besteller/in von ihrer/seiner Aufführungsverpflichtung ab, so ist sie/er unbeschadet anderer und weitergehender Rechte des Arsenals – Institut für Film und Videokunst verpflichtet, diesem den hieraus entstehenden Schaden zu ersetzen.
d) Die Abnahme der bestellten Filme für die angegebene Spielzeit ist verpflichtend. Stornierungen müssen spätestens 14 Tage vor dem ersten Aufführungsdatum erfolgen, ansonsten wird die volle Leihmiete berechnet.

4. Zahlungsarten
Nach Eingang der Bestellung erhält der/die Besteller/in eine Terminbestätigung (TB) / Rechnung.

4.1. Festpreisabrechnung
a) Auf den Rechnungen ist der Fälligkeitstermin angegeben. Die Bezahlung muss in der Regel per Überweisung erfolgen. Bei vereinbarter Vorauszahlung ist Arsenal – Institut für Film und Videokunst berechtigt, die Lieferung von der vorherigen Zahlung abhängig zu machen.
b) Die abgerechnete Filmmiete und sonstige von der/dem Besteller/in dem Arsenal – Institut für Film und Videokunst geschuldeten Entgelte sind jeweils zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer zu zahlen.

4.2. Prozentuale Abrechnung
a) Die/der Besteller/in hat für jede Spielwoche (Donnerstag bis Mittwoch) binnen 14 Tagen nach dem Ende der jeweiligen Spielwoche die dem Arsenal – Institut für Film und Videokunst zu zahlende Filmmiete verbindlich abzurechnen und zwar getrennt nach Film, Filmtheater und Einsatzort. Die Abrechnung ist nach Wochentagen aufzuschlüsseln und hat insbesondere die folgenden Angaben zu enthalten:
- das Datum
- die Angabe der Nummer der Terminbestätigung
- die Angabe der Spielwoche
- die Anzahl der Besucher/Tag und Film
- die Bruttoeinnahmen/Tag und Film
- die Anzahl der verkauften Eintrittskarten/Tag und Film
- Einzelpreis(e)/Eintrittskarte(n) je Tag und Film
- die Bruttoeinnahmen/Spielwoche und Film
- die jeweils tatsächlich angefallene Umsatzsteuer
- den vereinbarten Verleihanteil in %
- den FFA % Satz und Betrag
- Entgelte für Werbematerial (mit Ausweis der angefallenen Umsatzsteuer)
- die in der Terminbestätigung angegebenen Fracht- und Nebenkosten
Für die Rechtzeitigkeit der Abrechnung des Bestellers ist deren Zugang beim Arsenal – Institut für Film und Videokunst maßgeblich. Eine Anerkennung der Richtigkeit der Abrechnung ist mit Erhalt der Abrechnung durch das Arsenal – Institut für Film und Videokunst und/oder den Ausgleich der in der Abrechnung ausgewiesenen Beträge nicht verbunden.
b) Für den Fall, dass die/der Besteller/in die Filmmieten nicht binnen 14 Tagen nach dem Ende der jeweiligen Spielwoche abrechnet, ist Arsenal – Institut für Film und Videokunst berechtigt, den Verleihanteil für den betreffenden Film zu schätzen und abzurechnen.
c) Die abgerechnete Filmmiete und sonstige von der/dem Besteller/in dem Arsenal – Institut für Film und Videokunst geschuldeten Entgelte sind jeweils zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer zu zahlen.
d) Bei der Zahlung ist die Nummer der Terminbestätigung anzugeben.
e) Die geschuldete Filmmiete zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer ist spätestens 28 Tage nach Ablauf der jeweiligen Spielwoche an Arsenal – Institut für Film und Videokunst zu zahlen.

4.3. Vorauszahlung / Sicherheitsleistung
a) Arsenal – Institut für Film und Videokunst ist berechtigt, unbeschadet der Geltendmachung anderer und weitergehender Rechte, die Lieferung von Filmen, auch solcher über die bereits ein Filmmietvertrag geschlossen wurde, von einer Vorauszahlung abhängig zu machen. Dies gilt auch für den Fall, dass dem Arsenal – Institut für Film und Videokunst nach Abschluss eines Filmmietvertrages Tatsachen erkennbar werden, die die Zahlungsfähigkeit des Bestellers in Frage stellen (z.B. Zwangsvollstreckungsmaßnahmen, Pfändungen oder sonstige Vermögensverschlechterungen der/des Bestellerin/s). In diesen Fällen kann vom Arsenal – Institut für Film und Videokunst zusätzlich eine Bearbeitungsgebühr in angemessener Höhe erhoben werden.
b) Ist im Filmmietvertrag die Verpflichtung zur Leistung einer Vorauszahlung der Filmmiete oder zur Erbringung einer sonstigen Sicherheitsleistung vereinbart oder ist diese gemäß den Regelungen der vorstehenden Ziffer 4.3.a zu leisten, so muss diese zu dem vereinbarten Termin, spätestens jedoch zwei Tage vor dem festgelegten Versandtermin des betreffenden Films bei Arsenal – Institut für Film und Videokunst eingehen.
c) Für den Fall, dass die Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung nicht rechtzeitig erbracht wird, ist Arsenal – Institut für Film und Videokunst unbeschadet anderer und weitergehender Rechte berechtigt, die Lieferung des/der betreffende Filme/s zu verweigern.

5. Abgaben und Gebühren
Durch die Vorführung der Filme und Trailer anfallende Abgaben oder sonstige Gebühren und Vergütungen, etwa der Verwertungsgesellschaften (wie z.B. GEMA etc.) sowie Steuern, hat die/der Besteller/innen zu tragen. Ein Anspruch auf die Erstattung derselben durch Arsenal – Institut für Film und Videokunst besteht nicht.

6. Analoge Filmkopien - Ausleihe und Umgang
a) Die/der Besteller/in muss über eine ausreichende Kopienversicherung, regelmäßig gewartete, einwandfreie Projektoren sowie im Umgang mit kostbaren Kopien geschultes Personal zur Filmvorführung verfügen. Hierzu bitten wir, das Merkblatt Kopiennutzung auszufüllen und vor der Vorführung unterschrieben an uns zurückzuschicken.
b) Die/der Besteller/in hat Film und Trailer stets pfleglich zu behandeln und auf technisch einwandfreien Vorführgeräten und in technisch einwandfreier Art und Weise vorzuführen. Schäden sind Arsenal – Institut für Film und Videokunst unverzüglich mitzuteilen.
c) Die Aufbewahrung und der Versand von Film und Trailern hat so zu erfolgen, dass deren Beschädigung und Zugriffe unbefugter Dritter unmöglich sind.
d) Anweisungen zum Umgang mit Kopien finden Sie im Merkblatt Kopiennutzung. Diese Anweisungen sind Bestandteil der Verleih-Bedingungen und in jedem Fall verbindlich. Insbesondere ist das „Koppelverbot“ zu beachten. Bitte weisen Sie Ihr Vorführpersonal auf die Beachtung dieser Anweisungen ausdrücklich hin.
e) Die Kopien werden von Arsenal – Institut für Film und Videokunst in geprüftem Zustand zum Versand gebracht. Der Besteller haftet für alle Schäden, die er verursacht oder nicht gemeldet hat, sowie für den Verlust von gelieferten Kopien. Können infolge von Kopienschäden spätere Termine nicht eingehalten werden, so haftet der Verursacher des Schadens für alle eventuellen Regressansprüche Dritter. Die Schadensrechnungen enthalten gegebenenfalls alle Kosten, die mit der Beschaffung von neuem Material verbunden sind (Transportkosten, Zoll etc.). Bagatellschäden werden durch Pauschalsummen berechnet.
f) Werden bei Erhalt von Kopien Schäden festgestellt, so sind dem Arsenal – Institut für Film und Videokunst diese umgehend schriftlich mitzuteilen. Insbesondere beim Empfang eines Films von einem Vorspieler ist die Kopie sofort zu prüfen; Schäden sind uns unverzüglich zu melden.

7. Digitale Medien - Ausleihe und Umgang
Entliehene digitale Medien müssen unmittelbar nach dem letzten Tag der vereinbarten Nutzung von allen Computern, Speichermedien und Servern gelöscht werden. Sollten Untertitel produziert worden sein, kann im Austausch gegen die Untertitel inkl. Nutzungsrechten vom Arsenal ein untertiteltes Sichtungsfile des betreffenden Films erstellt werden, daß der Entleiher archivieren darf. Die eigentliche Vorführkopie muss auch in diesem Fall gelöscht werden. Eine Weitergabe jeglicher Daten an Dritte ist ohne die vorherige Genehmigung durch Arsenal - Institut für Film und Videokunst e.V. untersagt. Für die Einhaltung der oben genannten Punkte ist der Entleiher verantwortlich. Bei Zuwiderhandlung ist der Entleiher in vollem Umfang haftbar. Arsenal - Institut für Film und Videokunst behält sich in diesem Fall rechtliche Schritte vor.

8. Nutzungsrechte
a) Film und Trailer dürfen in keiner Weise verändert oder bearbeitet werden.
b) Die von uns verliehenen Filme / Videos / Installationen dürfen weder dauerhaft gesichert, vervielfältigt, noch abgefilmt oder in anderer Weise dupliziert werden. Arsenal - Institut für Film und Videokunst behält sich in diesem Fall rechtliche Schritte vor.

9. Transport
a) Teilweise ist ein Versand digitaler Kopien über unseren FTP Server möglich. Für diesen Service erlauben wir uns pauschal pro Film für Besteller/innen in Deutschland 10 Euro netto, im Ausland 30 Euro netto zu berechnen.
b) Bei anderen Versänden übernimmt der/die Besteller/in die Frachtkosten für den Hin- und Rücktransport, ebenso evtl. anfallende Nachnahme- oder Zollgebühren.
c) Alle Versände müssen entsprechend der Höhe des Wertes des verschickten Materials versichert sein. Unversicherte Versände sind nicht gestattet.
d) In der Regel werden die Filme per TNT verschickt und sollten auch auf diesem Wege zurückgesandt werden. Grundsätzlich ist die auf der Terminbestätigung / Rechnung angegebene Transportart einzuhalten, falls keine andere Anweisung erteilt wird. Durch Nichtbeachtung der Versandanweisung entstehende Kosten bzw. Regressansprüche gehen zu Lasten des/der Bestellerin/s. Bei nicht rechtzeitigem Rückversand/ Weiterversand berechnet Arsenal – Institut für Film und Videokunst den vollen Schaden, mindestens jedoch 80 € zzgl. Umsatzsteuer.
e) Die/der Besteller/in ist verpflichtet, alle Filmmaterialen des Arsenal – Institut für Film und Videokunst nach deren Erhalt auf ihre Unversehrtheit, insbesondere in technischer Hinsicht und der Spielbarkeit zu überprüfen. Mängel sind unverzüglich anzuzeigen.
f) Die/der Besteller/in ist verpflichtet, alle Materialen unverzüglich nach der letzten vereinbarten Vorführung ordnungsgemäß verpackt in der Originalverpackung an das Arsenal – Institut für Film und Videokunst bzw. einen vom Arsenal – Institut für Film und Videokunst benannten Dritten zurück bzw. weiter zu versenden, wobei die in der Terminbestätigung angegebene Transportart einzuhalten ist. Vorgaben des Arsenal – Institut für Film und Videokunst sind zu beachten.
g) Sämtliche Rücktransporte aus Ländern, die keine EU-Mitglieder sind, müssen mit folgender Zollerklärung versehen sein: „NUR FÜR KULTURELLE ZWECKE; KÜNSTLERISCHE FILME; SENDUNG HAT KEINEN HANDELSWERT / FOR TEMPORARY, CULTURAL PURPOSES ONLY. NO COMMERCIAL VALUE.“

10. Verzögerung der Lieferung, Haftung
a) Trifft ein Film nicht rechtzeitig oder in einem nicht spielbaren Zustand bei der/dem Besteller/in ein, so hat diese/r Arsenal – Institut für Film und Videokunst unverzüglich, spätestens 24 Stunden vor Abspiel, zu unterrichten.
b) Hat der/die Besteller/in die Verspätung oder Nichtspielbarkeit schuldhaft nicht angezeigt und ist ein Abspiel nicht mehr möglich, so hat der/die Besteller/in Arsenal – Institut für Film und Videokunst den durch die ausgefallenen Vorstellungen erlittenen Schaden zu vergüten.
c) In Fällen höherer Gewalt, die Arsenal – Institut für Film und Videokunst ohne eigenes Verschulden vorübergehend daran hindern, Film, Trailer, Werbematerial oder sonstige im Zusammenhang mit dem Film zu liefernde Materialien innerhalb der vereinbarten Frist zu liefern, wozu auch Feuerschäden, Beschlagnahmungen, Arbeitskämpfe (Streik, Aussperrung) etc. gehören, verlängert sich diese Lieferfrist um die Dauer der durch diese Umstände bedingten Leistungsstörungen.
d) Die Haftung von Arsenal – Institut für Film und Videokunst und Besteller/in in den in Ziffer 9.c beschriebenen Fällen ist ausgeschlossen.

11. Versicherung
a) Der/die Besteller/in haftet für sämtliche Schäden und für den Verlust von gelieferten Kopien und anderen Formaten. Dies gilt auch für den Versandweg, siehe Ziffer 9.c.
b) Sämtliche Medien (Filmkopien, BlueRay, HDCAM, DVD, Mini-DV, Beta SP, DVcam etc.) sowie Aufbauten und technische Geräte für Installationen müssen für die Vorführungen vom Veranstalter versichert werden. Beschädigungen während der Vorführung (dies gilt in besonderem Maße für Filmkopien) sind uns umgehend zu melden.

12. Kündigung
Arsenal – Institut für Film und Videokunst ist berechtigt, den Filmmietvertrag insgesamt, oder auch nur im Hinblick auf einen oder mehrere im Einzelnen zu benennende Filme aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung zu kündigen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn die/der Besteller/in eine gemäß Ziffer 4.3. zu leistende Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung nicht fristgemäß erbringt.

13. Vertraulichkeit
Die/der Besteller/in ist verpflichtet, den Inhalt der zwischen ihm / ihr und Arsenal – Institut für Film und Videokunst abgeschlossenen Filmmietvertrages vertraulich zu behandeln.

14. Inhaberwechsel / Sitz- und Adressänderung
Die/der Besteller/in ist verpflichtet, Arsenal – Institut für Film und Videokunst unverzüglich über jede Änderung der Rechtsform und jede Änderung ihrer/seiner Vertretungsverhältnisse zu informieren. Dies gilt auch im Falle der Änderung des Sitzes oder der Adresse des Unternehmens der/des Bestellerin/s.

15. Verschiedenes
a) Bei Widersprüchen zwischen den Regelungen dieser Verleihbedingungen und den Regelungen der Terminbestätigungen gehen die Regelungen der Terminbestätigungen vor.
b) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Berlin. Arsenal – Institut für Film und Videokunst ist aber auch berechtigt, die Besteller/in an ihrem/seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.
c) Sollten einzelne Bestimmungen der Terminbestätigung oder der Verleihbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der Terminbestätigung sowie der übrigen Bestimmungen dieser Verleihbedingungen nicht. Anstelle der ganz oder teilweise unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmungen soll eine solche Regelung treten, die im Rahmen des rechtlich Möglichen dem am nächsten kommt, was nach dem Sinn und Zweck der ganz oder teilweise unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung wirtschaftlich gewollt war. Dies gilt auch für den Fall, dass die Terminbestätigung oder diese Verleihbedingungen eine Lücke enthalten.